의사소통의 차이 (이메일)

내가 현재 근무하는 부서의 경우에는, 이메일 소통 방식이 내가 이전에 했던 방식과는 살짝 다르다.

한국에서 근무할 때를 생각하면, 참조에 업무 관련된 사람들을 모두 넣어서 이메일을 발송하곤 하였다.

• 팀 내에서 소통 시: 참조에 팀장, 다른 팀원들 모두 추가
• 팀 외부와 소통 시: 참조에 위 인원 + 다른 팀의 팀장

또한, 업무의 연속성을 고려하여 이메일은 계속 Reply 또는 Forward하여 커뮤니케이션이 이어질 수 있도록 하는 것이 일반적이었다. 즉, 누가 연관되었는지, 누가 어떤 작업을 완료했는지 최종 수신인이 트래킹할 수 있게 말이다. 종종 매니지먼트에 보고할 때는 팀장이 새로운 이메일을 작성할 때도 있으나, 해당 업무에 관여했던 실무자는 참조에 넣어서, 일이 결국 어떻게 마무리되는지 알 수 있게 하는게 보통이었다. 

 

아람코의 경우에는, (우리 팀 문화인건지도 모르겠지만) 받는 사람에게만 메일을 보내고 참조에 별다른 인원을 추가하지 않는다. 그러다 보니, 실무자가 최종 결과물이 어떻게 되었는지 알지 못하는 경우가 자주 생긴다.  

 

이렇게 업무를 진행하다보니 종종 미스커뮤니케이션이 발생하는 경우가 종종 있다.

며칠 전에도 발생한 일이었다. 

 

팀원1: Hey, 팀원2, 우리 같이 발표자료 일부분 수정 좀 해볼까? ~~ 부분 좀 해줘

팀원2: 오케이, 조금만 기다려줘.

 

그렇게 팀원2는 발표자료 작업을 하였고, 작업을 마친 뒤 팀원2는 팀원1의 자리로 가서 해당 자료를 가지고 논의하기 시작했다.

둘이 한참을 이야기하다가 갑자기 앞에 있는 나를 불렀다.

 

팀원1: Hey, XX(나), 이것좀 한 번 봐줄래? 팀원2랑 같이 얘기하고 있었는데, 혹시 너는 여기에 대해 좀 알까싶어서... 

나: 그럼, 당연하지 (팀원1 쪽으로 갔다)

 

알고보니 팀원1과 팀원2가 준비하는 발표자료는 어제 내가 작업했던 업무와 연결되는 자료였다. 그들은 내가 작업했던 자료에 대한 배경을 잘 모르니, 둘이서 한참을 논의하고 있던 것이었다. 

 

나: 아, 이거 내가 어제 XX에게 요청받아서 만든건데?? 당연히 알지

 

관련 인원들을 처음부터 엮어서 의사소통을 했다면 불필요하면 시간을 많이 줄일 수 있었을 것이다.

 

이런 일들로 인해, 종종 팀에서는 걱정의 목소리도 나올 때가 있다. 본인보다 상급자가 업무 요청을 해서 보내주면, 상급자는 그 결과물을 검토하고 수정하여 팀장에게 보고하게 되는데, 이 과정에서 상급자가 별 얘기를 안할 경우에는 공이 상급자에게만 갈 수 있기 때문이다. 

나의 경우에는 다행히 상급자가 이러한 언급을 좀 해주는 편인 것 같은데, 아닌 경우에는 그 사람의 노고가 위쪽으로 전달되지 못하는 리스크가 있을 것이다. 무엇보다도 원활한 의사소통이 되지 않는다는 점은, 팀의 생산성을 낮게 만들 수밖에 없는 것 같다. 

 

나 또한 초반에 한국에서 일했던 것처럼 참조에 팀원들을 넣다가, "내가 메일로 요청하면 참조에 다른 사람들 넣지 말고 나만 수신에 넣어서 보내줘" 라는 상급자의 코멘트가 있었다. 

 

팀에서의 정보 빈부 격차가 느껴질 때가 많은데, 다행히 나는 일을 많이 해서 그런가 정보 측면에서는 부를 누르고 있는 것 같다.

(현실에서 금적적으로 부자인 게 더 좋은데...ㅠ)